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Equipamentos, Eventos, Organização

Aspectos para a organização de um evento

Um evento é um momento muito importante para as empresas e também para as pessoas, de forma geral, e não é por menos, geralmente, quando se reúne uma certa quantidade de pessoas, sobre um tema específico, muitos são os objetivos, de comemorar um acontecimento até o fechamento de novos negócios.

Desta maneira, no nosso cotidiano a presença dos eventos são contínuas e constantes, e dessa maneira, é de suma importância apontarmos para o fato de que para o mundo corporativo, a relevância desse tipo de ação é muito grande.

No entanto, para que esses eventos tenha relevância é necessário planejamento e atenção e não é por menos, uma série de elementos devem ser levados em consideração durante a fase de organização, da definição do aluguel de projetor, passando pelo tema, e escolha dos palestrantes.

Neste artigo tentaremos trazer alguns pontos que podem ajudar na organização de um evento corporativo de sucesso e que não venha trazer grandes dores de cabeça para os organizadores e produtores.

No entanto, é sempre importante lembrar que para que determinada ação empresarial dê certo é preciso conhecer os prós e contras de cada ação, do uso adequado do suporte para banner até a escolha adequada do local.

Esse artigo pretende dar algumas ferramentas para que essa ponderação seja possível.

Monte uma equipe

Organizar um evento não é uma tarefa fácil, pois envolve uma série de habilidades que muitas vezes devem ser construídas ao longo da execução do evento.

No entanto, antes de começarmos a falar sobre dicas mais específicas, é necessário apontar para um fato, a construção de uma equipe.

A equipe será necessária para que as tarefas sejam delegadas, uma parte ficará responsável pela montagem de stands de feira para negócios, outra ficará a cargo de atrair patrocinadores, outra cuidará da divulgação e muitos outros.

Apesar de parecer que as ações estão separadas, a equipe deve se comunicar de forma ativa para que tudo saia conforme o planejado.

As dicas que traremos aqui dizem respeitos as ações que a equipe tomarão ao longo de todo o planejamento e que fará muita diferença se o time estiver unido.

Ao longo do processo pode ocorrer desentendimentos e brigas, porém, deve ser cuidados e visarem sempre a execução eficiente do evento.

No tópico abaixo, falaremos sobre aspectos necessários para o planejamento, como orçamento que leva em consideração desde a compra de um porta banner até a definição do local, cronograma e divulgação.

Dicas para organização de um evento

São muitos os aspectos que devem ser levados em consideração para a organização do evento e que trataremos abaixo. Esses aspectos lidam diretamente com o planejamento, sendo alguns pontos, como:

  • Orçamento;
  • Definição de temas;
  • Escolha do modelo do evento;
  • Objetivo.

Cada uma dessas partes estão interligadas e trataremos de forma conjunta. Para que o orçamento seja definido, é necessário fazer a escolha do modelo do evento que está atrelado ao tema e ao objetivo.

Se o objetivo for um evento mais educacional, isto é, que visa a divulgação de conhecimentos de determinada área ou apresentar um produto específico o formato de palestra, congresso e conferência é muito adequado.

Com isso, é possível fazer um orçamento que leve em consideração o aluguel de auditório e a contratação dos palestrantes, como sua estadia e transporte se vier de outro lugar.

Se o objetivo for trazer relacionamentos e negócios o modelo de feiras de negócios com stand feira é o mais adequado.

Assim, o orçamento deve integrar a divulgação para as pessoas virem, a procura por pessoas que participarão, o aluguel de um espaço grande, além da preocupação com o acesso a energia elétrica e também a internet de boa qualidade.

Se o objetivo for comemorar alguma meta que foi atingida, abertura de projetos, eventos de treinamentos específicos, o modelo de palestra com coquetel é o mais indicado.

Neste sentido, é preciso que o espaço seja munido de aluguel de projetores, computadores, cadeiras, mesas e um espaço para confraternização com um pequeno buffet e uma decoração mais adequada e eficiente.

Assim, entendemos que as dicas para organizar um evento é simples, definir o objetivo, definir o modelo, construir um orçamento, divulgar e ter uma equipe que trabalha de forma unida, eficiente e que visam sempre atingir o sucesso da execução.

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