Na montagem de eventos corporativos é preciso enumerar as etapas da organização, garantindo assim que o projeto ocorra naturalmente, sem intercorrências.

Isso faz parte de um planejamento de sucesso, já que os eventos corporativos são utilizados para atrair um maior número de clientes, com intuito de aumentar o faturamento de um negócio.

Por isso, esses encontros corporativos devem ocorrer da maneira mais adequada possível, atendendo os convidados de maneira integral, seja na apresentação de um produto, seja no atendimento de dúvidas e demandas.

Nessas ocasiões, é possível transmitir aos clientes os valores da empresa, captando um maior número de interessados.

Nesse sentido, a estruturação do local deve ser feita de maneira confortável e agradável, tornando o espaço acolhedor e fazendo com que o evento corporativo possa ser lembrado como referência no setor.

Assim, é importante planejar as diferentes etapas, que comportam partes fundamentais, tais como:

• Escolha do local adequado;
• Decoração especial;
• Comunicação visual;
• Mobiliário confortável;
• Alimentação;
• Estruturação;
• Entre outras.

Dentro das etapas citadas, a importância das estruturas utilizadas é grande. Isso porque a organização de eventos corporativos, como uma feira por exemplo, comporta muitas vezes diferentes empresas que precisam de espaços adequados para a exposição de seus produtos/serviços.

Por isso, a montagem de um evento corporativo deve ser feita de maneira atenciosa, garantindo a satisfação de todos os convidados e expositores.

Stands e quiosques: organização espacial do local

A organização espacial de um evento corporativo é essencial para o conforto do local, evitando grandes aglomerações em determinadas áreas, que possam comprometer o fluxo do ambiente como um todo.

Além de uma recepção adequada, a estrutura interna deve ser bem-disposta, comportando os stands para feiras de maneira pertinente, facilitando a movimentação interna do local.

Muitas vezes, a empresa responsável pela organização da feira opta por oferecer dois tipos principais de expositores: os stands e os quiosques. Normalmente, os stands são expositores localizados nas laterais do espaço, enquanto os quiosques são montados nas áreas centrais.

Os principais benefícios da utilização de quiosques e stands em feiras são:

• Fácil montagem;
• Estrutura leve;
• Decoração facilitada;
• Tamanhos personalizáveis;
• Entre outros.

A montagem de stands e quiosques é feita previamente, de modo que as empresas interessadas em participar do evento ficam encarregadas de decorar e expor seus produtos/serviços da maneira que acharem mais conveniente.

Outros ambientes também são responsabilidade da parte organizadora, tais como as praças de alimentação, espaços para descanso, área de entretenimento, estacionamento e outros locais.

Desse modo, ao participar de um evento do setor, uma empresa só precisa se preocupar com o aluguel de stand e com sua decoração, por isso, as feiras são os eventos corporativos preferidos da grande maioria dos negócios, que veem uma oportunidade de captação de maior número de clientes.

Atrações e entretenimento em eventos corporativos

A organização do evento pode comportar diferentes momentos, fazendo com que a dinâmica da feira seja interessante e estratégica, mantendo o público imerso na experiência oferecida.

Por isso, é preciso organizar o evento de maneira oferecer:

• Uma apresentação inicial;
• Local apropriado de alimentação;
• Entretenimento;
• Apresentações especiais;
• Finalização e agradecimentos.

Na apresentação inicial, normalmente é feita a abertura do evento, onde um comentarista interage com o público, explicando sobre o funcionamento da feira e a dinâmica do local, tornando o ambiente mais familiar.

As praças de alimentação são montadas para oferecer diferentes opções de refeição para os participantes, dispondo de mobiliário adequado e de som ambiente.

Algumas atrações de entretenimento podem ser incluídas na organização da feira, gerando momentos de descontração no decorrer do dia. Pequenas apresentações de stand up SP, música ao vivo e outros gêneros de atrações são muito comuns em eventos longos.

Em alguns momentos podem ocorrer também apresentações especiais de um determinado produto/serviço que esteja sendo ofertado no local, chamando a atenção do público para a demonstração coletiva. Os sorteios podem ser uma estratégia eficiente para entusiasmar os convidados.

Chegando no período final da feira, é comum ocorrer alguns agradecimentos e oferecimentos especiais, de modo a encerrar a ocasião de maneira agradável.

Depois de participar de uma feira, os resultados obtidos geralmente são bastante positivos, tais como o aumento de vendas, a exposição da marca e a conquista de novos clientes.

Por isso, os eventos corporativos são uma ferramenta eficiente para qualquer tipo de negócio.