Seja a equipe de recursos humanos ou de comunicação, a realização de eventos empresariais precisa de uma série de cuidados que vão além do casting para feiras.

Por isso, este texto vai tratar da produção de eventos como um todo, para que você entenda e aprenda a base e os passos para se construir um bom encontro com seus colaboradores e também clientes.

Nos tópicos a seguir você vai ter informações sobre como planejar, organizar e executar um evento. Desde da contratação da recepcionista para feiras até as atrações que vão fazer a parte cultural do evento. Confira!

Como planejar uma feira empresarial?

O planejamento de um evento, independente de qual seja e do tamanho, exige 100% de organização e preparo.

Por isso, a primeira dica é abrir uma planilha no computador e colocar nela todos os dados essenciais para a realização desse acontecimento:

• Número de convidados;
• Quantidade de expositores;
• Tamanho dos stands;
• Tamanho total do local;
• Público esperado;
• Área de eventos e de alimentação;
• Aluguel de carros;
• Horário da feira;
• Quantidade e funções de todos os trabalhadores contratados para o evento;
• Mesas, cadeiras, louças, panos, toalhas, etc;
• Serviços de iluminação, água, alimentação.

Esses são alguns dos pontos que você deve planejar na hora de fazer o evento. O ideal é fazer isso com calma, separar alguns dias para colocar tudo que vai ser necessário na feira, sem esquecer de nada.

E depois disso, você começa a análise de cada um desses pontos, de olhar com fornecedor, pesquisar preços, tudo com um orçamento máximo já fechado para facilitar o seu trabalho como promotor de eventos.

Sempre busque, ao menos, três fornecedores diferentes para cada área do planejamento. Depois de tudo devidamente pronto, em uma planilha, é possível mensurar todos os gastos relacionados ao evento, de modo que você poderá ter a aprovação do orçamento por parte dos seus superiores.

O próximo passo a ser dado diz respeito à organização do evento.

De que forma organizar o evento?

Existem duas maneiras de fazer a organização do evento. A primeira, mais comum e também mais indicada, é contratar uma empresa que presta esse serviço, um cerimonial ou uma produtora de eventos.

A segunda forma é a sua equipe dentro da empresa fazer toda a organização do evento, o que pode trazer economia, mas ao mesmo tempo pode demandar mais tempo para a finalização.

Definida a forma que será feita a organização, é hora de montar a equipe que ficará responsável por toda a parte prática de logística.

A dica essencial é criar obrigações para cada pessoa, determinadas por ordem de prioridade e dividido entre a função de cada trabalhador no evento.

Você vai apenas observar e analisar tudo isso. Ou seja, é importante fiscalizar para que tudo esteja sendo feito no tempo certo e da forma correta.

Por exemplo, quem for responsável por contatar e contratar uma agencia de modelo para a recepção, deve fazer isso dentro do prazo estipulado no cronograma.

Um atraso em qualquer parte pode prejudicar todo o evento, por isso a ajuda de uma empresa profissional para realizar esses processos é uma boa solução.

E a execução do evento?

Chegou o momento do evento e é uma responsabilidade de todos os envolvidos garantir que tudo saia conforme o planejado para o dia, de modo que todos os participantes se sintam confortáveis e tenham boas lembranças em relação ao acontecimento.

Se dentro do planejamento foi estipulado que seriam disponibilizados carros para executivos, é importante que no dia do evento os responsáveis pela segurança estejam cientes de quais são os carros e quais são os participantes que terão acesso a eles, fazendo que tudo aconteça da melhor forma possível.

Assim como em qualquer tipo de evento, poderão surgir problemas onde menos se espera, por esse motivo é essencial que no planejamento se conte com imprevistos, pois, deste modo, todos estarão aptos a solucionar eventuais causalidades que podem atrapalhar o curso desejado.

A principal dica é: confie no planejamento e nos profissionais designados para o evento. É necessário saber resolver os conflitos, sem causar muito alarde nos participantes.

O segredo da produção de eventos empresariais é, exatamente, ter tranquilidade e planejamento, seja na escolha do casting para feiras ou em todo o resto!