Quando se trabalha com a realização de eventos, é preciso saber que ter uma ideia aparentemente genial não é o suficiente para gerar um momento perfeito para o cliente.

Existem detalhes minuciosos, os quais não chegam ao público, mas que fazem toda a diferença quando se organiza um evento de qualidade. Esse é o caso dos contratos.

Eles precisam ser feitos para garantir que nada irá faltar dentro do evento independentemente do seu porte.

Pensando nessa questão, o texto a seguir tem o intuito de falar sobre a importância dos contratos e quais são os principais documentos feitos para a realização de eventos em geral.

Mas, afinal: por que os contratos são importantes?

Os contratos são peças fundamentais para assegurar ao cliente que tudo que ele pediu será atendido, sem mais, nem menos.

Para isso, o contrato estabelecido entre os organizadores dos eventos e as empresas contratadas ou artistas precisa determinar os deveres e os direitos que cada parte do serviço precisa cumprir.

Isso porque, sem um documento que oficialize a função dos contratados, não existe nenhum compromisso legal que justifique a entrega do serviço.

Ou seja, se durante uma festa de casamento, por exemplo, a banda contratada simplesmente não aparecer, um contrato irá garantir que os artistas paguem uma multa pela ausência.

Além disso, ser um organizador o qual trabalhar com contratos oferece uma imagem mais profissional ao evento e ao trabalho realizado, colaborando com a visibilidade para o mercado.

O contrato com fornecedores

Os fornecedores, depois de escolhidos, precisam apresentar um contrato contendo os dados da empresa e do seu responsável e todas as informações de contato dela. Assim, neste documento, é preciso estabelecer:

• O que foi combinado fora do contrato;
• Datas de entrega e retirada;
• Tipos de serviços contratados;
• Local, dia e horário do evento;
• Sinalização das multas por não-cumprimentos;
• Direitos e deveres em caso de mudanças do evento;
• Entre outras informações.

Assim, no caso do contrato de um serviço de buffet para 150 pessoas, por exemplo, é preciso deixar claro as características e condições deste serviço contratado, o qual deve conter as informações sobre a quantidade de pessoas.

O contrato de serviços de segurança

Eventos de médio e grande porte não podem existir sem os serviços oferecidos por uma empresa especializada.

Ela não só irá garantir a segurança dos convidados dentro da festa, mas vai coibir qualquer entrada de pessoas não desejada, fazer a proteção dos veículos no estacionamento, entre outros serviços.

Por essa razão, ao se contratar uma empresa de segurança para eventos, é necessário que o contrato desenvolvido por ela contenha todas as ações que englobam o serviço de segurança.

O contrato para serviços audiovisuais

Dentre tais serviços, insere-se a gravação de vídeos e a realização de fotografias durante o evento. Este é um dos serviços mais comuns dentro de eventos em geral.

Entretanto, apesar de parecer ter um aspecto mais informal, o contrato também deve ser devidamente estipulado.

Portanto, em caso de profissionais que não trabalham com CNPJ, o documento precisa conter os dados dos responsáveis.

É vantajoso contratar profissionais que possuam CNPJ, como empresas ou Micro Empreendedores Individuais (MEI’s), tendo em vista que isso oferece uma maior segurança ao contratante.

A principal diferença entre este contrato dos outros se deve aos equipamentos e uso das imagens dos fotógrafos. Isso porque a responsabilidade no caso de eventuais danos pode oferecer maior segurança ou não da garantia da entrega das imagens tiradas.

No caso de músicos ou artistas, o contrato feito é semelhante. Todavia, é preciso conter aspectos com os direitos de utilização das músicas ou performances e a permissão de divulgação do artista.

Além disso, esse contrato deve conter o tempo mínimo de apresentação.

O contrato de locação de espaços

Talvez um dos mais importantes, o contrato de locação ou de cessão de espaço é necessário para praticamente todos os eventos.

Portanto, dentro do documento é preciso conter a data e horário inicial e final da utilização daquele espaço. Além disso, é importante ter no contrato a indicação sobre a responsabilidade de manutenções na estrutura do local.

Em alguns casos, torna-se necessário a especificação de qual modalidade de evento será realizada, já que existem espaços que só recebem festa de bodas de ouro ou festas de casamento, por exemplo.