A produção de um evento envolve diferentes etapas, com a finalidade de garantir o sucesso final de todo o espetáculo.

Obviamente, a logística é um item fundamental na organização, principalmente quando é discutido o controle de entrada do público.

Muitos eventos, especialmente festas, a equipe de produção costuma usar a pulseira rfid, como forma de controle de convidados.

Este tipo de acessório possui um chip que identifica na hora se a pessoa foi ou não convidada para a festa, por exemplo.

Além dessa pulseira, existem diversas maneiras de verificar os convidados de um evento, a fim de proporcionar mais segurança, controle e organização.

Por conta disso, separamos os principais produtos destinados ao controle sobre o fluxo de pessoas em um evento. Confira a partir do próximo tópico.

Descubra o objetivo do evento

Antes de escolher a melhor maneira para registrar a entrada e saída de pessoas, o ideal é conhecer o tipo de evento que será realizado.

Assim como foi mencionado acima, para festas e acontecimentos destinados ao público jovem, o recomendado é optar por pulseira magnetica, que é menor, mais resistente e facilita na hora da contabilidade de convidados.

Em caso de dificuldades para entender os aspectos do evento, buscar por auxílio ou consultoria é o melhor a ser feito, para que, no fim das contas, o evento saia como planejado.

Para acontecimentos empresariais

Eventos empresariais também necessitam do controle de acesso, especialmente se for um acontecimento de grande porte, como congressos, palestras e workshops.

Neste caso, o cartão rfid dá conta da missão com muita exatidão. Para quem não conhece, a tecnologia rfid funciona a partir de um sensor de proximidade.

Ou seja, o convidado para apresentar o seu cartão a uma máquina devidamente programada, que vai liberar ou barrar o acesso deste.

O acessório pode ser como um crachá comum, com a foto do convidado e tudo mais. A única diferença é que ele possui um chip de reconhecimento. Abaixo, confira algumas vantagens desse tipo de cartão:

• Impossível de ser clonado;
• Mais segurança para o evento;
• Ajuda no processo organizacional;
• Contribui com a logística;
• Tecnologia e funcionalidade;
• Facilidade de manuseio.

Para o cartão funcionar, ele age por meio de antenas de rádio frequência, em que um realiza a leitura de proximidade e a outra antena fica acoplada no próprio objeto.

Equipe de apoio

Não chega a ser um produto, mas a equipe de apoio é fundamental antes, durante e após o evento. Afinal, quem vai realizar o controle de entrada dos convidados?

Mesmo com tanta tecnologia disponível no mercado, o recomendado é manter um grupo de pessoas antenadas e capacitadas para receber e acomodar as pessoas que chegam ao local.

Portanto, é importante ter uma equipe de apoio auxiliando os participantes e ajudando no fluxo de entrada do evento, para organizar a lista de convidados, manter o fluxo de acesso adequado, bem como resolver qualquer problema que possa acontecer com o evento.

Equipamentos de prevenção

Durante um evento não pode faltar equipe de som e iluminação qualificada, grupo de apoio na entrada e o principal: energia elétrica.

É mais do que óbvio que, sem energia elétrica, o evento não vai para frente. Por isso, os organizadores precisam pensar em tudo, até no aluguel de gerador de energia preço.

Este tipo de equipamento não interfere no controle de acesso dos convidados, mas a ausência de um pode acarretar no cancelamento da festa, palestra ou qualquer outro tipo de evento.

Geralmente, em áreas mais urbanas, a tensão elétrica costuma cair com frequência. Por conta disso, manter um gerador de energia de prontidão pode ser a melhor alternativa.

Afinal, como já dizia o ditado: é melhor prevenir do que remediar.

Evento de portas abertas

Ninguém gosta de enfrentar filas, ou seja, deixar os portões do evento abertos com antecedência é uma maneira de fazer todo o controle de acesso sem grandes complicações.

Sempre vai existir aquele convidado que chega muito mais cedo que o combinado, e que fica esperando ansiosamente na entrada do local.

Portanto, para evitar tumultos e filas enormes, deixar as entradas livres com antecedência acaba sendo uma excelente alternativa para o controle de convidados.

Os produtos e dicas informados neste artigo servem justamente para melhorar a logística e controle de convidados em eventos, como palestras, festas, congressos e muito mais.

Sendo assim, aumentam as chances de sair tudo como o planejado, principalmente quando o assunto diz respeito aos convidados do evento.