Quando se realiza um evento, é comum que se pense na decoração, no tema, na duração, na quantidade de convidados e em tantas outras coisas.

Entretanto, existem alguns detalhes que merecem a atenção de quem planeja um evento. A limpeza do lugar durante e depois do evento, a recepção dos convidados e a necessidade de pensar em fornecedores desde o início do planejamento acabam ficando de lado.

Empresas de terceirização

O uso de empresas terceirizadas no evento pode apresentar diversas vantagens aos planejadores. Primeiro, a qualidade do evento será maior, pois pessoas treinadas e experientes podem oferecer um melhor atendimento.

Depois, serão itens a menos com os quais se preocupar, o que é muito valioso considerando o estresse causado por organizar um evento.

A recepção  é um dos serviços que pode ser terceirizado. Isso é muito comum em eventos fechados, quando é necessário conferir o nome na lista de convidados. Uma empresa terceirizada garante mais segurança para o evento e agiliza o processo de entrada das pessoas, evitando filas.

É necessário ter sempre em mente qual será o nível de satisfação dos participantes daquele evento, pois esse é o maior medidor de sucesso. Filas e confusão na hora de entrar, com toda a certeza, abaixam em muitos pontos o nível de satisfação das pessoas.

Ainda buscando melhorar a qualidade do evento, existem muitas vantagens em contratar uma copeira de eventos, pois essas profissionais entendem de decoração de mesas e de etiqueta.

Ela pode auxiliar na preparação dos alimentos ou mesmo trabalhar como uma garçonete, mas a principal vantagem é que elas promovem uma melhor estética para o evento. Uma mesa com os talheres posicionados corretamente e o guardanapo devidamente dobrado faz toda a diferença.

Para atividades como a limpeza e organização do local, serviços simples de garçom, reposição de material, dentre outros, podem ser solicitados por empresa de serviços gerais.

Os funcionários possuem habilidade em falar com público e são capazes de fazer diversos serviços que não exigem nenhum tipo de especialização.

Esse tipo de contrato é vantajoso, pois poupa problemas administrativos com a necessidade de contratar diferentes empresas, uma para cada serviço em específico.

A importância dos fornecedores

A comida, a música e a decoração de um evento são fatores essenciais para conquistar ou não a aprovação do público. Uma das maneiras mais fáceis de causar uma boa impressão é oferecendo comida de qualidade para os convidados.

Por isso, os fornecedores de alimentos  devem ser escolhidos com cuidado. Para uma escolha sem arrependimentos, os seguinte fatores devem entrar em pauta:

• O que combina com os convidados;
• O que combina com o tipo de evento;
• O que combina com o horário;
• A reputação do fornecedor;
• A qualidade do cardápio;
• O tipo de bebida servido.

A reputação do fornecedor pode ser procurada em portais de eventos, nas redes sociais ou em sites de reclamação. Para obter confiança no contratado, é recomendado que se realize uma visita ao local e peça para experimentar amostras do serviço. A maior parte dos fornecedores de alimentação trabalha com essa avaliação pré-contratação.

É crucial ter sensibilidade para entender qual cardápio combina com o público que comparecerá ao evento. Para isso, pode-se realizar pesquisas sobre aquele perfil em específico. Há quem prefira não tomar riscos e escolher por uma comida tradicional e simples, mas bem executada.

Um evento mais sério pede por uma refeição completa, com diferentes pratos e um serviço de garçom. Um evento mais despojado, por outro lado, pode servir os alimentos em um esquema de self-service, optar por churrasco e aperitivos, com um bar funcionando durante todo o tempo.

Esse é outro ponto importante. Muitos fornecedores de alimentos não trabalham com o fornecimento de bebidas. Se esse for o foco do seu evento, procure por um fornecedor específico com foco em comida e bebida ou escolha dois diferentes, um para cada função.

Por fim, a dica é sempre realizar pesquisas de mercado antes de qualquer decisão. Conheça as empresas da área, realize visitas e faça pesquisas de preço. O objetivo é encontrar um equilíbrio entre qualidade e custo baixo.

Além disso, sempre mantenha a temática do evento em mente. É necessário que tudo esteja em harmonia para um efeito estético agradável. Planejamento e atenção aos detalhes são chaves para o sucesso.