Um evento é um momento destinado à reunião de amigos, familiares, colegas de trabalho ou simplesmente, pessoas que vão até um local por uma paixão em comum (no caso de shows e eventos de grande porte).
Seja de pequeno ou grande porte, realizar um evento traz consigo alguns desafios. O aspecto da organização é um dos principais elementos que são essenciais a um evento, pois envolve uma etapa de planejamento prévio.
Esse planejamento tem como objetivo verificar os seguintes aspectos:
- Qual é a intenção ao realizar esse evento?
- Quem é o público?
- Quem serão os parceiros e colaboradores?
- Onde o evento será realizado?
- Quanto de dinheiro será investido para a realização?
- Qual é o porte do evento?
Além desses detalhes iniciais, ainda existe a dúvida a respeito do que servir aos convidados, a locação de equipamentos, além da verificação da infraestrutura do local. Ou seja, muitos detalhes que são fundamentais e precisam ser verificados.
Quais elementos alugar?
Essa é uma pergunta que deve ser entendida a partir do contexto de cada tipo de evento, pois existem algumas particularidades. Por exemplo, para pessoas que pretendem realizar um evento ao ar livre, é recomendado a locação de tendas.
As tendas servem mais que elementos voltados à decoração. Elas são importantes porque agregam proteção aos convidados e as comidas que serão servidas.
Sua instalação pode proporcionar otimização e criar novos espaços. O mais interessante é que existem vários tipos de tendas que podem ser alugadas e cabe ao cliente escolher o melhor modelo.
Dentre os principais modelos, podemos destacar:
- Tenda piramidal;
- Tenda inflável;
- Tenda chapéu de bruxa;
- Tenda galpão.
O mais interessante também é que as tendas podem ser utilizadas em eventos variados, desde os corporativos, como em feiras e exposições, até os eventos mais clássicos, como um casamento.
Além das tendas, definir a estrutura e tamanho do evento também influenciam no momento de realizar a locação de equipamentos, como é o caso do aluguel de banheiro químico.
O uso do banheiro químico é recomendado para locais em que não há infraestrutura de banheiro, como é o caso de parques, eventos ao ar livre e shows que reúnem milhares de pessoas.
Por isso, entender a quantidade de pessoas ou ao menos, o volume de pessoas que estarão em um local pode ser fundamental para decidir o que alugar.
Além desses equipamentos, outros podem ser alugados, como:
- Equipamentos de decoração;
- Geradores;
- Mesas;
- Cadeiras variadas;
- Toalhas, tecidos, cortinas;
- Equipamentos de som;
- Equipamentos de infraestrutura.
Pensando no que será servido aos convidados
Quando falamos em evento, também é necessário pensar em comida. Seja em festa, casamento, aniversários, ações corporativas e até mesmo nas feiras, é comum que ocorra algum serviço de buffet atuando no preparo e entrega desses alimentos aos convidados.
Para a definição do cardápio, que pode ser variado e depende do público, gosto dos realizadores, horário de realização do evento e disponibilidade de orçamento, é fundamental estar atento a alguns detalhes. Por exemplo, no caso de eventos mais curtos, é comum servir um coffee break corporativo.
Esse coffee break representa uma refeição feita de forma mais rápida, promovendo a integração. Pode ser desde um lanche, sucos, saladas de frutas, alguns salgados e até mesmo os finger foods.
Falando em salgados, esse tipo de alimento é comum tanto em coffee break como em eventos mais sofisticados. Por isso, é importante que o serviço de buffet tenha uma maquina de fazer salgados, para que esse processo de seja otimizado.
Outros detalhes
Para que seu evento tenha uma boa organização é fundamental pensar na segurança deste local.
Isso se dá de várias formas, que variam desde a contratação de uma empresa terceirizada voltada ao ramo da segurança, mas também a inserção de crachás personalizados na equipe de suporte, com o uso do cordão para crachá personalizado.
O evento conta com vários funcionários e é fundamental identificá-los, para que ninguém entre no evento de forma disfarçada. Além disso, essa identificação ajuda também no momento de os convidados ou público precisarem de algum tipo de suporte.
Outra dica para quem está promovendo um evento é: lembre-se das lembrancinhas. Isso é fundamental para eternizar o evento na mente das pessoas, por meio da entrega de objetos variados, como sacolinhas, canecas personalizadas e até mesmo uma fotografia.
Muitos organizadores têm apostado no uso da cabine de fotos aluguel, no qual os convidados conseguem tirar uma foto que já vem personalizada, com o nome do evento, local de realização e data. São ações como essa que melhoram a experiência do seu convidado e torna o seu evento único.