Pese à crise, o Brasil segue sendo um dos líderes mundiais em quantidade de feiras e eventos anuais. Um dos motivos por trás disso é a sua proporção continental.
Isso faz com que haja diversos estabelecimentos de todos os setores espalhados pelo país, sendo que praticamente todos buscam divulgar seus produtos e encontrar novos parceiros nestas ocasiões.
Isso, por sua vez, cria uma oportunidade de mercado bastante significativa, pois é possível obter um retorno interessante por meio de um evento bem organizado. Confira as etapas para fazer isso a seguir.
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Defina o orçamento necessário
Toldos para os stands, uma equipe para orientar os participantes e divulgação para atraí-los. Estes são apenas alguns dos itens essenciais para que uma feira ou evento aconteça – e todos eles custam dinheiro.
Assim, o primeiro passo para organizar uma ocasião do tipo deve ser sempre definir qual é o valor que poderá ser gasto nela. Assim, pode-se decidir fatores como:
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A quantidade de participantes;
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O custo da inscrição;
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O local onde o evento ocorrerá;
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Os palestrantes que participarão.
Da mesma forma como nos demais orçamentos, é preciso ser realista: caso a quantia seja limitada, dificilmente será possível realizar uma feira de grande porte, com palestrantes de renome nacional e internacional.
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Busque patrocinadores e permutas
A boa notícia é que, caso a organização não disponha de valores muito altos para investir no evento, há maneiras de arrecadar recursos e, consequentemente, realizar uma feira que tenha mais destaque aos olhos do público.
A principal tática usada é procurar por patrocinadores. Em troca de um valor em dinheiro, eles ganham o direito de expor suas marcas em locais como uma cobertura de policarbonato, muros, outdoors e até mesmo brindes distribuídos aos participantes.
Contudo, trata-se de algo que exige muita negociação, e, assim, deve ser organizado com antecedência. Da mesma maneira, é possível obter serviços sem contrapartida em dinheiro, mas com uma compensação sob a forma de outros serviços: a permuta.
Por exemplo: caso a cobertura de policarbonato preço m2 esteja muito além do que os organizadores podem pagar, é possível obter o item de graça junto a um estabelecimento que possa divulgar sua marca no evento. Logo, corta-se este custo.
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Ofereça uma estrutura básica aos expositores
Além dos patrocínios, feiras e eventos corporativos costumam ter outra fonte de renda bastante significativa, ou seja, os valores das inscrições dos participantes.
Contudo, para que eles estejam dispostos a investir esse valor, é preciso que uma contrapartida interessante seja oferecida a eles. Em outras palavras, é preciso que a feira seja interessante para eles por algum motivo.
Por conta disso, é preciso que os organizadores ofereçam alguma estrutura básica a eles. Por exemplo: neste mercado, é de praxe oferecer um stand simples, com estrutura em tubo retangular. Caso algum participante queira incrementá-lo, ele deve se encarregar disso.
Da mesma maneira, é interessante oferecer palestras e outros eventos que agreguem conhecimento ao expositores e participantes.
Além disso, é importante que o local que abrigará o evento seja escolhido a dedo, para que seja seguro e confortável. Caso uma grande quantidade de pessoas sejam esperadas, é interessante contar com alguns reforços estruturais, como um banheiro quimico.
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Gere valor para os participantes
De nada adianta organizar um evento extremamente atraente para um setor em específico e não divulgá-lo aos profissionais e empresas que atuam nesse ramo. Por conta disso, é essencial que, desde os primeiros passos da organização, exista verba para investir em divulgação.
Porém, não basta investir em publicidade se as mensagens relacionadas não forem eficientes para atingir e persuadir o público em questão.
Logo, é interessante trabalhar com o conceito de geração de valor, mostrando todos os benefícios desta feira e os frutos que ela pode gerar. É o que faz um fabricante de banheiro vip para destacá-lo de um banheiro químico regular, por exemplo.
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Não deixe nada para a última hora
Feiras e eventos podem requerer alguns meses para que sejam organizados por completo. Afinal, é preciso definir um local de realização, fechar patrocinadores, escolher fornecedores e muito mais.
Assim, é fundamental que nada seja deixado para a última hora. Os organizadores devem contar com uma planilha – ou qualquer outro mecanismo de controle – para que acompanhem as negociações e contratações de produtos e serviços para a ocasião.
Deste modo, todo o processo fica organizado e evitam-se todos os problemas relativos a deixar procedimentos para a última hora.
