Os eventos corporativos fazem parte do planejamento de muitas empresas, já que elas utilizam dessa ferramenta para promover sua marca, proporcionar momentos de descontração para seus colaboradores e também para atrair mais clientes.

Alguns eventos corporativos são anuais, garantindo um público participante frequente. É o caso das feiras, que normalmente são ocasiões periódicas que envolvem diversas empresas do mesmo segmento ou setor, reunindo-as para a realização de um evento temático abrangente.

Essas feiras são idealizadas e produzidas por empresas de eventos, que também são conhecidas como organizadoras. Elas ficam responsáveis pela locação de um galpão ou grande área, que comporte de maneira confortável todas as instituições participantes.

As etapas principais que a parte organizadora deve cumprir são:

• Definir a data da ocasião;
• Encontrar um local bem localizado para realização do evento;
• Planejar a rotina integral do acontecimento;
• Contratar uma montadora de estandes;
• Decorar o ambiente;
• Distribuir os espaços de maneira eficiente;
• Abrir as inscrições para empresas interessadas;
• Realizar ações de marketing para atrair o público;
• Organizar o andamento da feira na data de sua realização.

O planejamento do evento deve ser feito cuidadosamente, garantindo que sua execução ocorra sem interferências. Uma das partes mais importantes desse processo, sem dúvida, é organizar o espaço para que a circulação das pessoas ocorra tranquilamente. Por isso, cuidar da estrutura interna é um dos pontos-chave de qualquer feira.

Organização espacial de eventos

A distribuição interna de um evento precisa ser feita de maneira eficiente, pois torna a dinâmica do espaço muito mais agradável.

As áreas principais de uma feira podem ser:

• Recepção;
• Salão principal;
• Praça de alimentação;
• Espaço para descanso;
• Espaço para entretenimento;
• Estacionamento.

Essas áreas podem ser distribuídas de acordo com a planta do local, garantindo fácil acesso a todas elas.

Desse modo, a interação do público pode ser maior, assim como a visualização do local como um todo torna a experiência mais agradável.

A montagem da estrutura interna também é de responsabilidade da parte organizadora, que após realizar o aluguel de um espaço, pode dar início na preparação do ambiente.

Normalmente, a montagem de stands para feiras é feita pela empresa que fornece o serviço de locação, ficando responsável também pela entrega e retirada do material.

A decoração fica por conta da organizadora, que deve escolher itens relacionados ao tema da feira, tornando o espaço mais característico e interessante.

A mobília utilizada, muitas vezes, pode ser fornecida pelo próprio estabelecimento. Caso isso não ocorra, a locação de móveis pode ser mais personalizada, já que é possível escolher mesas ou cadeiras das cores e modelos que mais se assemelham ao tema do evento.

Além disso, para áreas de entretenimento, podem ser montados palcos, que são utilizados para pequenas apresentações ou para comunicação interna com o público.

A ornamentação de cada um dos estandes para feiras fica sob a responsabilidade das empresas participantes da feira, que podem personalizar o seu espaço utilizando os elementos de comunicação visual ligados ao seu negócio, como adesivos com logo, as cores utilizadas na marca e outros acessórios interessantes.

A decoração e divulgação de um estande pode ser feita utilizando elementos diversos, como:

• Banner;
• Prateleira;
• Expositor;
• Televisores.

Esses itens podem incrementar positivamente o marketing da empresa, trazendo maior número de interessados para o estande.

Organização funcional de eventos

Além da organização espacial, é preciso planejar dos acontecimentos internos do evento, cuidando para que tudo ocorra de maneira adequada.

Uma das preocupações principais é com a mão de obra utilizada no local, comportando os serviços de recepção, que devem ser sempre acolhedores e solícitos; os serviços de limpeza, que devem eficientes e cuidadosos; os serviços de segurança, que devem ser atentos e constantes; e os serviços de atendimento, que devem estar acessíveis e bem distribuídos.

Também é preciso oferecer opções de alimentação, pois normalmente os eventos corporativos são de longa duração.

A realização de momentos de entretenimento também torna a dinâmica da feira mais agradável.

Apresentações específicas de alguns produtos/serviços podem ser boas alternativas de chamar a atenção dos convidados. Outra estratégia eficiente é a realização de sorteio por alguma empresa participante, o que pode atrair mais compradores para seu stand.

Por isso, a estruturação de um evento deve ser criteriosamente pensada, de modo a elaborar as situações internas de maneira atrativa para o público, gerando o engajamento dos participantes e trazendo resultados positivos para as empresas envolvidas.