O evento corporativo é de grande importância para o desenvolvimento das estratégias de vendas e compras para as empresas. Assim, as feiras e eventos corporativos é ferramenta fundamental para que negócios novos sejam promovidos, e para cada tipo de objetivo, esses eventos possuem graus diferentes de planejamento.

Os eventos corporativos além de serem muito importantes para as marcas, elas são fundamentais para que a economia cresça.

Isto porque o mercado de eventos movimenta uma série de serviços, que vão do aluguel de locais para evento, contratação de buffet e outros.

Segundo uma pesquisa realizada em 2013, pelo II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, feita com 2,7 mil empresas, este setor cresceu em 2013 uma média de 14% ao ano.

Assim, neste artigo abordaremos sobre como montar uma feira ou uma festa corporativa, bem como os aspectos que devem ser levados em consideração para que todo o planejamento seja um sucesso.

Mas, afinal, o que é uma feira?

Existem múltiplos eventos neste mercado, porém, nos eventos corporativos um modelo bastante utilizado são as feiras.

As feiras é uma reunião de expositores e participantes com o objetivo central a divulgação e a comercialização dos serviços e produtos, que acontecem em um determinado local e com uma data.

Ultimamente, as feiras tem sido uma ferramenta de marketing para promoção de novos produtos e serviços, e isto é possível por conta da disposição desses eventos com stand, display para exposição de produtos e muitas outras estratégias.

Passos para organizar um evento

Para organizar uma feira ou um evento corporativo é preciso planejamento que envolvem muitos aspectos como:

• Objetivos;
• Público;
• Temática;
• Dia do evento.

Traçar os objetivos do evento é de grande necessidade para o sucesso do evento, e eles são definidos pelo gestor junto ao promotor do evento. Também é estes objetivos que o evento poderá ter patrocinadores.

Existem muitos exemplos para as metas de uma feira como:

• Gerar relacionamentos, criando networking e parcerias;
• Divulgar a marca ou serviços e produtos novos;
• Geração de negócios;
• Posicionamento de mercado.

Sabendo dos objetivos é possível então definir uma temática e um cronograma que contemple todos os horários do evento, como horários das exposições, hora das palestras, hora do coffee break corporativo entre outros.

O tema sempre deverá ser relevante e ter características modernas. Este tema permitirá a escolha dos expositores de forma mais qualificada e mais acertada.

Elementos serem considerados na organização de uma feira

Feito a organização do evento definindo os objetivos, metas, cronograma e temática é hora de olhar para os aspectos operacionais, como escolha do local, espaço, equipamentos que serão usados, e muitos outros.

Abaixo falaremos sobre alguns componentes que precisam estar presentes nessa etapa da feira.

1. Local e espaço

O local garantirá o aumento das vendas e até mesmo o fechamento de parcerias. O local precisa ser a cara do evento corporativo, condizer com o orçamento planejado e ainda ter uma estrutura mínima para que a produção do evento ocorra.

Um ponto crucial para o local é o espaço disponível para as exposições. Isso porque os estandes possuem diversos objetivos dentro da feria, tanto de vender, como de mostrar produtos e serviços.

Para estandes de vendas é importante um espaço adequado para demonstração, compra, contrato e outros.

Portanto, verifique o espaço disponível no local para que tudo saia conforme o planejado.

2. Equipamentos

Para que as palestras ocorram, os estandes sejam colocados e o público consiga transitar de forma adequada no ambiente é preciso atentar-se para alguns equipamentos operacionais, como:

Equipamentos para sistemas de som, como caixas, microfones e para os palestrantes pontos eletrônicos para que o produtos consiga-o dirigir. Procure sempre um profissional para esse serviço.

Equipamentos de projeção de vídeo e slides, computadores com internet e ligados ao projetor, caso ocorra problemas com o equipamento do palestrante.

Sistema de iluminação adequado para que o espaço fique confortável, ventilação adequada, com a verificação dos funcionamentos dos ventiladores e ares-condicionados.

Assim, vimos que um evento corporativo precisa de atenção em muitos detalhes que vão de comprar catraca para controle de acesso, até planejamento e objetivos do evento.

Tudo isso permite que a empresa se estabilize e use essas feiras como uma estratégia de marketing eficaz e que traga bons resultados.