A realização de um evento de grande porte, sem dúvidas, envolve a junção de diversas equipes especializadas. Dentre essas equipes, podemos destacar as de logística e administrativa, assim como a decorativa, cerimonial, serviço de buffet, infraestrutura, segurança, entre outros.
De modo geral, eventos que receberão mais de 500 convidados já podem ser considerados como de grande porte. Mas, esse número pode variar, sendo que uma festa de casamento ou aniversário de 15 anos pode contar com mais de 500 convidados, assim como um show ou evento esportivo também pode reunir centenas de pessoas.
Ou seja, a escolha do público-alvo, assim como a delimitação do tema do evento são importantes até para definir qual é a magnitude e o tamanho dessa ação.
Como um evento de grande porte envolve muitos detalhes, independente do tema, existem dicas gerais que podem ajudar na realização, como:
- Definir a quantidade de convidados;
- Escolher o local onde o evento será realizado;
- Verificar se as instalações do local comportam o público esperado;
- Definir o orçamento para a realização das atividades;
- Definir o caráter do evento.
O caráter do evento tem a ver com a sua finalidade. Por exemplo, um evento de grande porte corporativo pode ter como objetivo principal o treinamento dos seus funcionários.
Já uma feira expositiva, tem finalidades comerciais, para atrair novos clientes e apresentar serviços ou produtos. Isso precisa ser definido previamente, pois ajuda na definição dos elementos que irão compor esse evento.
Criatividade e otimização dos espaços
Os eventos de grande porte podem ser realizados em vários locais, de forma que atenda de forma confortável a presença de todos os convidados, tais como:
- Estádios;
- Ginásios;
- Sítios ou praias;
- Em parques;
- Hotéis.
O que define o local onde esses eventos serão realizados, variam desde a disponibilidade orçamentária, até elementos como a delimitação do público, a infraestrutura necessária e o tema do evento.
Por exemplo, os shows geralmente ocorrem em estádios, enquanto os casamentos podem ser realizados em salões de festas maiores ou em hotéis. Seja qual for o local, é possível apostar na criatividade e inovação, assim como na otimização dos espaços.
Os espaços podem ser otimizados por meio da inserção de um mezanino metalico, que é um suporte que pode ser feito de materiais como o ferro, aço ou alumínio, que são muito resistentes e duráveis.
Esse mezanino pode ser instalado tanto como um elemento decorativo, mas também para receber novos convidados. Esse novo espaço também pode ser utilizado para procedimentos mais técnicos, como para alojar a equipe de manutenção do local.
Cuidados adicionais
Além disso, existem outros cuidados que precisam ser reforçados durante a parte de organização da infraestrutura de um evento, principalmente em eventos de grande porte como os shows, palestras e apresentações que precisam contar com uma Estrutura metálica para galpão, que seja segura, confiável e ofereça resistência e durabilidade.
Nessa estrutura metálica, é possível inserir um palco para realizar palestras e toda a infraestrutura necessária para a realização do evento, como os equipamentos sonoros e telas para apresentações.
Por isso, as instalações do local onde seu evento será realizado devem passar por uma inspeção, principalmente no aspecto hidráulico e elétrico, com o objetivo de evitar acidentes e falhas.
Em algumas ocasiões, também é necessário apostar no uso das Coberturas em lona para a proteção de áreas externas ou dos equipamentos que serão instalados. Para isso, existem equipes especializadas no gerenciamento de projetos para os eventos e que podem auxiliar na delimitação dos itens que são indispensáveis.
Elementos de comunicação visual no seu evento
Além da atenção e cuidado nos pontos externos que precisam de uma cobertura, como o caso do barracao de lona, é importante estar atento aos elementos de comunicação visual do evento.
Em eventos corporativos, a comunicação visual é essencial para atrair e captar novos clientes, assim como chamar a atenção dos investidores e de novas empresas para parcerias.
Por isso, existem estratégias e elementos que podem ser utilizados para fazer a diferença. Um deles é o uso do balão inflável para eventos. Esse tipo de balão é importante porque chama a atenção dos clientes, além do fato de ser personalizado com a identidade visual da marca.
A empresa também pode apostar no investimento em painéis e telões para transmissão de anúncios, mensagens e até mesmo uma Tela de cinema inflável preço, que seja portátil e fácil de instalar.
Portanto, investir em equipamentos e serviços de qualidade, além de uma equipe profissional, é o modo de realizar um evento de sucesso e garantir bons frutos para os negócios.
