Os eventos corporativos são uma das principais estratégias adotadas pelos setores de comunicação e marketing das empresas para a promoção da marca e dos produtos e serviços oferecidos pela organização. Além disso, esse é um canal para prospecção de clientes e aumento da rede corporativa, pois ele permite que o networking seja realizado naturalmente.

Outra vantagem da produção de eventos é que a sua versatilidade permite o desenvolvimento de estratégias para o público interno e para o externo.

Atualmente há vários tipos de eventos empresariais para o alcance de diferentes metas e objetivos. Dessa forma, é essencial possuir na equipe um profissional habilitado para a organização de eventos, ou realizar a terceirização do serviço para que todos os detalhes sejam atendido.

Para saber quais os processo essenciais para organização e planejamento, há dicas que fazem toda diferença e podem ser realizadas com facilidade pela empresa e pelo profissional responsável pela organização, confira algumas a seguir.

Primeira etapa: planejamento

Antes de realizar qualquer ação para a execução do evento corporativo é preciso planejá-lo detalhadamente para que todas as etapas sejam cumpridas e nenhum processo seja executado de maneira equivocada ou errada.

Algumas informações são essenciais para a formação do planejamento estratégico do evento, sendo elas:

• Objetivos e metas do evento;
• Quantidade de convidados;
• Data;
• Tempo estimado de duração;
• Previsão orçamentaria.

Com essas informações coletadas é possível definir o modelo adequado de evento.

Em sua maioria as empresas desenvolvem esses projetos para a exibição dos produtos e serviços bem como para aumentar sua rede de contatos e influências comerciais. Assim, é comum realizar uma programação que atenda esses dois objetivos.

A programação pode ser composta com rodadas de negócio, palestras, espaço para exposição dos produtos e serviços e espaço para a alimentação dos convidados.

Segunda etapa: montagem das estruturas

Após a montagem do planejamento com todas as informações necessárias, é preciso realizar a montagem do evento que consiste na locação e contratação de estruturas e serviços que são essenciais à sua execução.

O primeiro passo é contatar os locais para evento. Nesta etapa é necessário levar em consideração a quantidade de pessoas e estruturas necessárias para o desenvolvimento do evento.

Sendo essencial para sua proteção e devida montagem, o local para o evento precisa ter uma estrutura segura e com um sistema elétrico mais eficiente.

Um dos modelos mais cotados para a locação de espaços para eventos são os galpoes lonados, pois são vastos, espaçosos e permitem uma montagem dinâmica com divisão de espaços e criação de ambientes diferentes de acordo com as necessidades do evento.

Após o local escolhido há as estrutura de comunicação para decoração do ambiente e também para sua organização interna, assim são distribuídos os banner, as flags e demais estruturas para ambientação e orientação dos convidados.

Também é neste momento que são locados os estandes e sua montagem de acordo com o projeto aprovado.

Além disso, o espaços para o coffee break corporativo personalizado também é montado para que nos intervalos da programação as pessoas possam se alimentar.

Atualmente, as empresas que prestam o serviço de alimentação para eventos oferece uma variedade de opções e ainda permite a personalização, além de atender todas as exigência solicitadas pelo cliente, servindo opções vegetarianas e sem lactose ou glúten para que todos os convidados possam ser alimentados com qualidade.

Outro detalhe importante é a locação de impressora para eventos. Ela pode ser instalada na recepção para impressões de arquivos diversos que podem ser necessários ao decorrer do evento.

Sendo uma medida de precaução, elas são auxiliares bem eficientes e podem ser usadas durante todo o período e devolvidas ao final do período estipulado para o evento.

Terceira etapa: execução e pós-evento

A terceira etapa é a realização do evento de acordo com a programação prevista.

Neste momento é importante que os funcionários ou equipe contratada para prestar assistência durante o evento estejam alinhadas com os objetivos propostos para o melhor desenvolvimento de suas funções, desde o momento de organização da comida para empresas e demais convidados até a sua finalização.

Após o fim do evento ainda há uma etapa muito importante que é a desmontagem e entrega de todos as estrutura locadas e o envio de uma avaliação a todos os participantes, desde os palestrantes até os participantes, analisando o evento.

Essa medida de indicador para a montagem do relatório analisando os seus resultados e pontos positivos e os que precisam ser melhorados para o próximo evento.