Entretanto, os visitantes que chegam e encontram tudo arrumado, muitas vezes nem sequer suspeitam dos meses de preparação que estão por trás disso: por trás de todo e qualquer evento bem sucedido, há um meticuloso trabalho de organização.

Quer saber mais sobre os bastidores de feiras e eventos? Então confira, a seguir, algumas das etapas iniciais mais importantes em sua organização:

1. Limpeza e organização do ambiente

A reserva de um ambiente adequado é uma das primeiras e mais importantes medidas para o sucesso de um evento. Afinal, de nada adianta contar com expositores e palestrantes de renome enquanto a ocasião acontece em um espaço pequeno, mal conservado e inadequado ao porte da feira.

No entanto, escolher bem, tampouco é suficiente: cabe ao organizador fazer com que o local fique limpo e organizado. Para tal, é preciso investir em serviços como o polimento de pisos, a limpeza de paredes e a verificação do estado das instalações hidráulicas e elétricas.

Além disso, é preciso elaborar uma espécie de planta, ordenando a organização de todos os espaços pelo local.

Os organizadores devem definir, por exemplo, onde ficarão os stands dos expositores, onde ficará o hall de recepção dos visitantes, qual será a zona dedicada às palestras e ao networking, etc. Deste modo, a montagem de todas as estruturas necessárias ficará muito mais simples.

2. Locação de móveis

Por mais que o ponto alto de todas as feiras corporativas seja o local onde ficam os stands dos expositores, o local que abriga um evento do tipo deve ser muito mais complexo.

Afinal, quem o visita muitas vezes também quer ampliar sua rede de contatos ou assistir a palestras, de modo a ampliar seus conhecimentos.

Felizmente, há um serviço bastante comum que dá conta de criar um ambiente propício para tal: a locação de móveis.

Por meio do aluguel de mesas, cadeiras e até cafeteiras é possível montar espaços de socialização sem que o orçamento disponível para a organização do evento seja comprometido.

Entretanto, não basta escolher as peças locadas aleatoriamente, muito menos dispô-las sem critério algum: é interessante investir no trabalho de um profissional da área de cenografia.

Ele saberá dispor todos os elementos no espaço, de modo a torná-lo organizado e confortável. Além disso, pode ser que ele tenha o contato de estabelecimentos de confiança que forneçam tendas para eventos, facilitando a negociação do preço e reduzindo as chances de problemas.

3. Locação de tendas e stands

Normalmente, expositores de feiras providenciam a customização do seu próprio espaço. Apesar disso, é de praxe que o contrato de participação e a taxa paga com essa finalidade já incluam um stand básico, com uma metragem e localização previamente acordadas entre as partes.

Por conta disso, cabe ao organizador procurar uma empresa que trabalhe com o aluguel de tendas para festas para providenciar tal estrutura.

A boa notícia é que, como boa parte dos eventos é de grande porte, a necessidade de stands é grande. Por conta disso, a organização dispõe de mais vantagem para negociar tanto o preço quanto as demais condições do serviço prestado.

Na prática, isso aumenta a possibilidade de que o aluguel de tendas preço seja mais baixo que a média, liberando parte do orçamento para que ele seja investido com outras finalidades.

Apesar disso, obter um preço baixo não deve ser prioridade absoluta: ele de nada adianta se o fornecedor não for de confiança e não honrar o que estiver no contrato.

Assim, vale a pena pagar um pouco mais e contar com um estabelecimento de renome como parceiro, caso isso seja necessário.

4. Contratação da equipe

Além de uma boa estrutura, um evento de sucesso depende de um time de pessoas qualificado e motivado. Afinal, são elas que se encarregam de tarefas como:

• Recepção dos participantes;

• Limpeza e organização;

• Segurança;

• Serviços de bebidas e alimentação.

Assim, é interessante que a organização conte com profissionais qualificados para todas as tarefas: desde as mais complexas, como o cerimonial, até as mais corriqueiras, como a operação da maquina de polir e de outras rotinas de limpeza. Pode parecer algo simples, mas que tem muito potencial para levar um evento ao próximo nível.

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