No planejamento de eventos, uma das primeiras e mais importantes escolhas dos produtores é com relação ao local mais adequado.

Hoje em dia são diversos tipos de eventos, de todos os portes e com características distintas e, por isso, a decisão deve ser criteriosa.

A primeira etapa da organização diz respeito a um levantamento dos itens essenciais para a realização da ocasião. Uma dica é fazer um check list completo reunindo as seguintes informações:

• Público estimado do evento;
• Condições de fornecimento de energia elétrica;
• Equipes de profissionais envolvidos na montagem e realização;
• Atrações previstas para o evento;
• Equipamentos necessários e locação de tendas ou estruturas.

O ideal é que o produtor sempre pesquise bastante sobre as possibilidades de espaços e estruturas para os eventos, atentando-se para a época do ano, como uma forma de ter uma noção de como estará o tempo também.

Palestras, conferências e congressos

Eventos como as palestras, conferências e congressos, têm algumas demandas específicas. Geralmente são realizados em locais com auditórios, contando com estrutura de som, poltronas confortáveis, boa iluminação e acesso a equipamentos como projetores e microfones.

Já para a realização de eventos educativos, como cursos e workshops, podem ser locados auditórios ou salas com mesas. O produtor deve atentar-se para a necessidade de materiais específicos, ou até de computadores.

O objetivo nesse caso é priorizar a mensagem do educador ou palestrante, que deve alcançar a todos os participantes de forma clara.

Em alguns casos o aluguel de mesa e cadeira pode ser necessário e caberá ao responsável pelo evento escolher os melhores modelos de acordo com as necessidades.

Uma dica para a escolha do local e estrutura é visitar antecipadamente, analisando os detalhes envolvidos na apresentação do lugar e serviços oferecidos.

Assim, é preciso analisar as condições de instalações elétricas, banheiros, saídas de emergência e espaço para coffee break.

Shows e apresentações culturais

A realização de um show, festival, apresentação cultural ou evento religioso deve ser priorizada em espaços que já possuem estrutura básica para isso, facilitando a montagem de palcos e instalação de instrumentos.

Largura e altura do palco, equipamentos de iluminação, voltagem das tomadas e outras exigências e restrições merecem toda a atenção.

É essencial que o local também tenha uma estrutura para os artistas e equipes envolvidas, com camarim e banheiros exclusivos.

A acústica do lugar deve ser favorável, com boa sonorização. O aluguel de tendas em Campinas, ou qualquer outra cidade do Brasil, é extremamente recomendado, já que chuvas podem causar transtornos, acidentes ou o esvaziamento do evento.

No caso de shows ou apresentações de grande porte, é essencial pensar em uma montagem estratégica, com fácil acesso e tamanho compatível com a quantidade de convidados. Também é necessário pensar em bares, para servir comidas e bebidas, além de banheiros químicos.

Eventos empresariais

Coquetéis para lançamentos de produtos e feiras de negócios são eventos geralmente realizados pelas empresas, que demandam a contratação de montadora de stands SP, ou outros estados do Brasil.

Na hora de planejar o espaço é preciso pensar no público estimado, no objetivo do stand e na sua configuração.

Ele deve ser confortável para o atendimento aos clientes, com espaço suficiente para a circulação de pessoas por entre os mostruários de produtos e cuidado na decoração e buffet.

O ideal é que a localização do evento seja muito bem pensada antes da montagem de stands para feiras SP. Também é essencial pensar em estratégias de divulgação do evento, facilitando o acesso do público.

Eventos esportivos

A produção de eventos esportivos deve focar no conforto dos atletas e do público. É importante escolher o local adequado para a segurança dos atletas, dependendo das atividades físicas que serão desenvolvidas.

O espaçamento entre o lugar das práticas e o público também ajuda a garantir a segurança de todos.

Para os espectadores, uma estrutura organizada com banheiros, mobilidade e locais para venda ou fornecimento de alimentos e bebidas é muito importante.

Independente do tipo de evento, preocupar-se com a segurança é fundamental. Recomenda-se a escolha de um local com alvará de funcionamento dos Bombeiros. Além disso, saídas de emergência, extintores e geradores de energia devem se fazer presentes nas quantidades necessárias e estar bem sinalizados.

A localização do evento está diretamente relacionada à satisfação do público, pois influencia na adesão e sucesso de qualquer produção.